🏆 Casos de Éxito
Transformación con Microsoft 365, Power Platform y Python
(datos ilustrativos basados en proyectos reales)

«De operaciones manuales a procesos inteligentes, medibles y en tiempo real»

🏥 Caso 1 – Operador farmacéutico nacional

Operador del sector salud con más de 15 años atendiendo a EPS, IPS y pacientes crónicos en más de 10 departamentos. Contaba con equipos grandes en facturación, RIPS, cartera y soporte documental, pero con procesos muy manuales.

🔍 Problema inicial

• Procesos 100 % manuales: la información circulaba por correo y archivos locales.
• Demoras y errores en RIPS → pagos demorados y rechazos inesperados.
• Cartera descentralizada: difícil ver en tiempo real el aging y los vencimientos.
• Hojas de cálculo sin control de versiones ni respaldo centralizado.
• Tareas repetitivas saturaban al equipo y limitaban el foco en análisis.

🧠 Solución implementada (31 meses)

Durante 2 años y 7 meses se construyeron más de 30 automatizaciones combinando Microsoft 365, Power Platform y Python, divididas en tres oleadas.

• Meses 0-6: estabilidad de datos con Python, SharePoint y Power Query.
• Meses 7-18: apps móviles, envíos masivos y aprobaciones en Teams.
• Meses 19-31: analítica predictiva, “Cartera Viva” y alertas proactivas.

📈 Impacto cuantificado

• -80 % tiempo operativo en facturas, RIPS y radicaciones.
• 0 % errores en RIPS entregados a EPS.
• Documentación 100 % centralizada y trazable.
• Recaudo mejorado en más de 35 %.
• Radicación: 60 → 40 → 20 → 10 → 5 → 2 días.
• DSO: 920 → 360 → 30 días.
• Inventarios: 20 → 10 → 5 días.
• Compras: 10 → 5 → 2 → 0 días.

💬 Testimonio

“Pasamos de perseguir archivos a controlar la operación en tiempo real. La automatización nos dio orden, velocidad y claridad financiera.”
— Gerencia administrativa

🍍 Caso 2 – Importadora de frutas exóticas

Empresa dedicada a la exportación de frutas exóticas que trabaja con contenedores refrigerados y pedidos a múltiples países. Tenía grandes retos en la planificación de contenedores y el control de los valores a facturar.

🔍 Problema inicial

• Armado de packing list en Excel manual, uno por contenedor.
• Cálculo manual de cantidades, pesos, volúmenes y valores FOB por referencia.
• Errores frecuentes en los documentos de exportación.
• Dificultad para ver qué contenedores estaban listos, en tránsito o facturados.
• Seguimiento limitado a cartera internacional y diferencias por tipo de cambio.

🧠 Solución implementada

• Aplicación en Power Apps para configurar cada contenedor: lotes, pesos, calibres, país de destino y naviera, con pantallas de lista de contenedores, detalle, edición y resumen económico.
• Automatización de packing list y documentos de exportación en un clic, listos para enviar a la naviera y al cliente.
• Tablero en Power BI con unidades exportadas, valor FOB, margen por contenedor y por país.
• Flujos en Power Automate para: avisar cuando un contenedor cambia de estado, enviar el packing al correo del cliente y registrar hitos logísticos.
• Módulo de cartera para ver facturas abiertas por cliente, país y días de vencimiento, con alertas automáticas.

📈 Resultados

• Tiempo de armado de un contenedor: 6 h → 1 h.
• Errores en documentos de exportación: -90 %.
• Visibilidad inmediata de la utilidad por contenedor y por país.
• Seguimiento de cartera internacional con alertas antes del vencimiento.

🩺 Caso 3 – IPS con bot omnicanal e IA para enfermedades crónicas

IPS de atención ambulatoria que quería reducir inasistencias, mejorar la adherencia de pacientes crónicos y anticiparse a riesgos clínicos usando las herramientas que ya tenía en Microsoft 365.

🔍 Problema inicial

• Altas tasas de no asistencia a citas.
• Seguimiento manual a pacientes crónicos, sin segmentación por riesgo.
• Uso intensivo de llamadas telefónicas y hojas de cálculo.
• Poca trazabilidad de recordatorios y recomendaciones entregadas al paciente.

🧠 Solución implementada

• Bot automatizado construido con Power Automate para recibir y enviar mensajes, recordatorios de citas y alertas por correo y WhatsApp (según conectores/licencias disponibles).
• Formulario web y formulario de Power Apps para capturar antecedentes, hábitos y datos clínicos básicos.
• Registro en listas de SharePoint para tener una base clasificada por tipo de enfermedad y nivel de riesgo (alto, medio, bajo).
• Módulo de predicción con IA (Power Platform + servicios de IA) que estima el nivel de riesgo de enfermedad crónica y envía una recomendación automática al correo del paciente.
• Envío de recomendaciones personalizadas (correo o WhatsApp) con hábitos saludables, alertas para control y citas sugeridas.

📈 Resultados

• Reducción del no-show a citas: de ~28 % a ~10 %.
• Clasificación de pacientes de alto riesgo: de varios días a minutos.
• Más de 70 % de recordatorios enviados de forma totalmente automática.
• Equipo asistencial con más tiempo para casos complejos, menos tareas repetitivas.

📊 Caso 4 – Tablero financiero integral en Power BI

Empresa de servicios con operaciones en varias ciudades que necesitaba ver, en un solo lugar, su rentabilidad por línea de negocio, cartera y relación con proveedores.

🔍 Punto de partida

• Informes mensuales armados a mano en Excel.
• Dificultad para cruzar ventas, gastos y pagos a proveedores.
• Sin visibilidad clara de la cartera vencida y riesgo de concentración.

🧠 Solución

• Modelo de datos unificado en Power BI (ventas, facturas, recaudos, compras, proveedores y centros de costo).
• Tableros para: estados de resultados, flujo de caja, aging de cartera, indicadores por proveedor y por ciudad.
• Seguridad a nivel de fila (RLS) para que cada gerente vea solo su región.
• Actualización automática diaria a partir de ERP y archivos de soporte.

📈 Beneficios

• Preparación de informes financieros: de varios días a menos de 1 h.
• Decisiones de compra y negociación con proveedores basadas en datos reales.
• Reducción de sorpresas de caja gracias a la vista integrada de cartera + pagos.

🎓 Caso 5 – Panel financiero automatizado en Excel para institución educativa

Institución de educación superior que manejaba sus estados financieros y matrículas en múltiples archivos Excel desconectados.

🔍 Problema

• Ingresos por matrículas, cartera estudiantil y gastos dispersos en varios libros.
• Informes manuales para Rectoría y Consejo Directivo.
• Errores al consolidar cifras y poca trazabilidad de cambios.

🧠 Solución

• Libro maestro en Excel con tablas estructuradas y medidas calculadas para ingresos, cartera, gastos y resultado operativo.
• Dashboard en Excel con gráficos dinámicos: ingresos por programa, cohorte, sede y modalidad de estudio.
• Conexión a datos en SharePoint para actualizar cifras en tiempo real sin mover archivos de un lado a otro.

📈 Cambios logrados

• Tiempo de consolidación mensual: de 3-4 días a menos de medio día.
• Visibilidad clara por programa y sede para tomar decisiones de oferta académica.
• Menos errores de digitación y mejor trazabilidad de la información.