🏆 Caso de Éxito:
Transformación Digital Total en Grupo FarmaVida S.A.S.
(nombre ficticio)
«De la saturación operativa a la eficiencia automatizada»
🏢 Sobre la empresa
Grupo FarmaVida S.A.S. es una organización colombiana con más de 15 años prestando servicios farmacéuticos a EPS, IPS y pacientes crónicos. Opera en 12 departamentos, atiende a 380 000 usuarios mensuales y su equipo superaba las 200 personas, con áreas críticas en facturación, RIPS, cartera y soporte documental.
🔍 Problema inicial
- Procesos 100 % manuales: la información circulaba por correo, sin integración automática.
- Demoras y errores en RIPS → pagos demorados y rechazos inesperados.
- ~1 000 facturas/mes gestionadas manualmente.
- Cartera descentralizada: imposible ver en tiempo real el aging y los vencimientos.
- Hojas de cálculo locales sin control de versiones ni respaldo centralizado.
- Tareas repetitivas saturaban al equipo, limitando el foco en análisis de valor.
- Compras demoradas y reposiciones fuera de tiempo.
- Inventarios desactualizados.
🧠 Solución implementada (31 meses)
Durante 2 años y 7 meses se construyeron más de 30 automatizaciones combinando Microsoft 365, Power Platform y Python, divididas en tres oleadas:
- 0‑6 meses: estabilidad de datos con Python, SharePoint y Power Query.
- 7‑18 meses: apps móviles, envíos masivos y aprobaciones en Teams.
- 19‑31 meses: analítica predictiva, “Cartera Viva” y alertas proactivas.
| Área | Solución | Tecnología |
|---|---|---|
| Facturación | Generador masivo de PDF con QR | Python + Excel |
| RIPS | Validación y carga automática | Power Query + Power BI |
| CUV / Soporte | Buscador instantáneo | SharePoint + Power Apps |
| Cartera | Panel “Cartera Viva” | Excel + Power BI |
| Auditoría | Seguimiento en línea | Power BI |
| Alertas | Notificaciones automáticas | Power Automate |
📈 Impacto cuantificado
- ‑80 % tiempo operativo en facturas, RIPS y radicaciones.
- 0 % errores en RIPS entregados a EPS.
- Documentación 100 % centralizada y trazable.
- Recaudo + 35 %.
- Radicación: 60 → 40 → 20 → 10 → 5 → 2 días.
- DSO: 920 → 360 → 30 días.
- Inventarios: 20 → 10 → 5 días.
- Compras: 10 → 5 → 2 → 0 días.
💬 Testimonio
“Gracias al trabajo de Bryan, logramos transformar nuestra operación.
Antes todo era manual y desorganizado.
Ahora podemos crecer con confianza, porque sabemos que nuestros procesos
están automatizados y bajo control.”
— Laura Gómez, Gerente Administrativa
🤝 Lecciones
- No se necesita una multinacional: basta visión y voluntad.
- Automatizar no reemplaza personas; les da poder y dignidad.
- Microsoft 365 y Python, bien usados, cambian la historia de una empresa.
⏱️ Tiempo de radicación (días)
💰 Días de cartera (DSO)
📦 Compras (días)
📊 Inventarios (días)
🧾 Facturación (días)
Convierte días en horas y horas en minutos
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