CASOS DE ÉXITO

Resultados reales con Power Apps, Power BI, Sharepoint, Automate e IA. Baja y mira cada historia con su impacto, todo desarrollado con tus propias herramientas de Microsoft

🏆 CASO DE ÉXITO
↑ Arriba

CONSTANZA LUGO — Contabilidad automatizada + robot de facturas

Se creó un sistema completo para una firma contable: registro y control de bancos, impuestos y estados financieros, dashboards en tiempo real y un robot con IA que organiza facturas desde el correo. Entregado 100% funcional en 30 días.

🏦 App: Bancos + conceptos
🧾 Impuestos: IVA + retenciones
📊 Finanzas: EE.RR · BG · Cartera · Proveedores
🤖 Robot IA: Correo → Facturas organizadas

📌 Historia del caso

“De 2 días de cierres → minutos con control”

Antes, los informes (bancos, impuestos y estados financieros) tomaban entre 1 a 2 días por reproceso.

Se construyó una aplicación para registrar movimientos y alimentar maestras financieras, generando informes automáticos en Power Query y dashboards en tiempo real (actualización cada 6 horas).

Además, un robot de escritorio con IA revisa el correo, extrae facturas, las renombra y clasifica por cliente cada 30 minutos.

APP OPERATIVA
Consulta de Bancos
Registro por tercero/concepto, filtros por fecha y menos errores.
MAESTRAS
IVA + Retenciones
Tarifas y parámetros centralizados.
INFORMES
Bancos + Impuestos
Power Query genera reportes en minutos con estructura estable.
POWER BI
Estados financieros
Cartera, proveedores, EE.RR y BG en tiempo real.
M365
Sincronización total
Arquitectura completa en nube, permisos y control.
ROBOT IA
Facturas organizadas
Correo → extracción → renombre → carpeta por cliente.

*Métricas y gráficas ilustrativas (estructura real).

⏳ Tiempo de generación de informes

Antes vs después
Estructura estable → informes listos en minutos.

🧾 Flujo de control financiero

Automatización
Bancos → impuestos → reporte final sin reproceso.

🤖 Robot IA: facturas procesadas por día

Email → organizado
Extracción, renombre y auditoría lista.

📊 Power BI: frescura de datos

cada 6 horas
De esperar cierres → ver tablero con control.
💬 HABLAR CON UN EXPERTO
🏆 CASO DE ÉXITO
↑ Arriba

IPS NAZHER — Control total de citas y pacientes

Se centralizó la operación para que todo “se mueva solo”: captura del paciente, confirmaciones, recordatorios, encuestas de cancelación, alertas al personal médico y seguimiento en tiempo real — con medición gerencial y operativa.

⚡ Resultados medibles
📲 Mensajería: WhatsApp + Email
🧠 Causas: 41 categorías
🩺 Crónicos: alertas diarias

📌 Historia del caso

“De caos operativo → operación controlada”

El reto principal: bajar inasistencia y recuperar el control de la agenda. Confirmaciones dispersas, cancelaciones sin trazabilidad y poca visibilidad real del “por qué”.

Se organizó el flujo completo: registro → comunicación automática → encuesta si cancela → alertas al equipo. Se incorporó análisis de causas (41 motivos) para identificar patrones y priorizar acciones.

  • Operación centralizada: agenda, paciente, trazabilidad, estados.
  • Comunicación automática: confirmación, recordatorio, cancelación.
  • Medición real: gerencia + operativo con indicadores claros.
  • Crónicos: alertas diarias y priorización por riesgo.
AGENDAMIENTO
Citas sin fricción
Confirmaciones y recordatorios que reducen no‑show y protegen facturación.
WHATSAPP + EMAIL
Comunicación a tiempo
Mensajes trazables para que el paciente responda sin perseguirlo.
TRAZABILIDAD
Control total
Se sabe qué pasó, quién respondió y cuándo, sin caos operativo.
ANÁLISIS
Causas reales
41 motivos medidos para decidir acciones y eliminar fugas de ingresos.
CRÓNICOS
Alertas diarias
Seguimiento automatizado por riesgo para evitar tiempos muertos.
IMPACTO ECONÓMICO
Más citas efectivas
Menos inasistencia = más ingresos con el mismo equipo y agenda.

*Gráficas con datos ilustrativos (estructura real del caso) para mostrar impacto típico.

📉 No-show (%): antes → después

Auto-animado
Objetivo: bajar inasistencia con confirmación + recordatorio.

✅ Confirmación de citas (%): crecimiento

Auto-animado
Confirmar se vuelve simple → agenda estable.

🧠 Motivos de cancelación: top causas

41 categorías (top)
Se prioriza lo que más pega: olvido, horario, transporte, etc.

🩺 Crónicos: alertas y seguimiento

Seguimiento diario
Señales tempranas → notificación → acción oportuna.
💬 HABLAR CON UN EXPERTO
🏆 CASO DE ÉXITO
↑ Arriba

C&T CONSULTING GROUP S.A.S — Automatización contable + robot de facturas + IA

Se construyó un sistema completo para una empresa contable: robot que organiza facturas desde el correo, Power Query para informes financieros, y IA local privada que genera el informe final en PDF en minutos. Resultado: de días de trabajo → 3 a 5 minutos + revisión contable.

🤖 Robot: Correo → Facturas ordenadas
📊 Power Query: Informes financieros
🧠 IA Local: PDF final en minutos
⏱️ Ejecución: cada 30 minutos

📌 Historia del caso

“De días de informes → minutos con control”

El reto era multicliente y de alto volumen: organizar facturas, normalizar datos y construir estados financieros completos con notas legales, firmas y membrete, sin reproceso manual.

Se implementó un robot de facturas que entra al correo (Microsoft o Google), extrae PDF/XML, clasifica por cliente → año → mes → día y renombra cada archivo con fecha, número de factura, nota crédito/débito y proveedor. Todo queda en estructura auditable y corre automáticamente cada 30 minutos.

Luego, Power Query genera informes financieros en Excel (estado de situación, resultados, flujo de efectivo, conciliación fiscal, notas e indicadores). Finalmente, una IA local privada produce el PDF final en minutos con formato profesional, notas legales y sugerencias revisables por el contador.

  • Robot IA: correo → facturas ordenadas (cada 30 min).
  • Power Query: informes completos en Excel (multifuente).
  • IA local: PDF final + sugerencias de notas.
  • Convertidor bancario: extractos → Excel masivo por banco.
  • Estructura auditable: trazabilidad, carpetas y nombrado.
ROBOT DE FACTURAS
Cero reproceso
Correo → PDF/XML → carpeta por cliente, sin persecuciones ni caos.
POWER QUERY
Informes listos
Estados financieros en minutos con estructura estable.
IA LOCAL
PDF profesional
Notas legales, firmas y membrete en minutos, 100% revisable.
MULTICLIENTE
Escala real
Proceso repetible para muchos clientes sin aumentar equipo.
CONCILIACIÓN
Extractos masivos
Convertidor bancario por formato con miles de movimientos.
AHORRO
Tiempo y dinero
De días a minutos: más capacidad, menos costos operativos.

*El resultado es 100% revisable: la IA acelera y organiza, el contador valida antes de entregar.

⏱ Tiempo de informe: antes → después

Auto-animado
De reproceso manual a pipeline automático en minutos.

✅ Reproceso y errores: caída

Auto-animado
Normalización + reglas reduce errores y duplicados.

📩 Volumen procesado por ciclo

Auto-animado
Extracción automática de PDF/XML en cada ejecución.

🧠 IA Local: generación de PDF

Auto-animado
Informe final listo en minutos con revisión contable.
🏆 CASO DE ÉXITO
↑ Arriba

PIEDRAS DEL CARMEN — Despachos, facturación y BI en tiempo real

Se convirtió el despacho en un proceso rápido, trazable y facturable: registro de vale, datos automáticos (placa/cliente/obra/material), vale imprimible, estado “facturado” y dashboard gerencial.

🚚 Despacho con vale imprimible
🧾 Facturación: estado “Facturado”
📚 Maestras: clientes / placas / obras / materiales
📊 Power BI: Informe de Despachos

📌 Historia del caso

“Despachar sin reprocesos”

El reto era real: despachos rápidos pero con información incompleta, registros repetidos y poca visibilidad: qué se despachó, a quién y si ya se facturó.

Se construyó una app de despacho con registro guiado y maestras (evita “digitaciones creativas”), imprime el vale y luego gestiona facturación (asigna número y marca “Facturado”).

  • Registro guiado: menos errores, más velocidad.
  • Maestras: clientes, placas, obras, vendedores, materiales.
  • Trazabilidad: vale → despacho → estado de facturación.
  • Power BI: informe gerencial para decisiones más rápidas.
DESPACHO
Registro rápido
Vales en minutos con datos automáticos: menos filas, menos reproceso.
FACTURACIÓN
Estado visible
Se marca “Facturado” y se controla la cuenta sin perder tiempo.
MAESTRAS
Datos consistentes
Clientes/placas/obras/materiales estandarizados y auditables.
POWER BI
Decisión en tiempo real
Indicadores de despacho y facturación en un solo tablero.
CONTROL
Trazabilidad completa
Quién despachó, qué se entregó y a quién, sin perder evidencia.
AHORRO
Menos errores = más margen
Menos correcciones y retrabajos, más productividad diaria.

*Gráficas ilustrativas para mostrar el “antes vs después” típico.

⏱ Tiempo por despacho: antes → después

Auto-animado
Menos minutos por vale = más despachos sin perder control.

🧾 Despachos con estado “Facturado” (%)

Auto-animado
Facturación visible: el despacho deja de quedar “en el limbo”.

🧯 Errores semanales: caída

Auto-animado
Validaciones reducen errores repetidos.

📦 Despachos por día: crecimiento

Auto-animado
Más output diario sin contratar “un clon”.
💬 HABLAR CON UN EXPERTO
📅 AGENDA TU PLANTILLA GRATIS