Power BI
TABLERO BI DE ESTADOS FINANCIEROS, BALANCE GENERAL, CARTERA Y PROVEEDORES
RESULTADOS REALES
CASOS DE ÉXITO
CASOS REALES: EMPRESAS QUE IMPLEMENTARON IA EN MICROSOFT 365 CON SUS CUENTAS CORPORATIVAS, MEJORARON PROCESOS Y GANARON CONTROL EN MUY POCO TIEMPO
INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
Power BI
TABLERO BI DE DESPACHOS DE MATERIALES
Power BI
TABLERO BI DE CARTERA
Power BI
TABLERO BI DE GERENCIAL DE CITAS MÉDICAS
Power BI
TABLERO BI OPERATIVO DE CITAS MÉDICAS
APLICACIONES OPERATIVAS
POWER APPS
CONTROL DE PAGOS, ABONOS Y ANTICIPOS
POWER APPS
ADMINISTRACIÓN DE DESPACHOS Y ENVÍOS
POWER APPS
ADMINISTRACIÓN DE BASE DE CLIENTES
AUTOMATIZACIÓN OPERATIVA RPA
POWER AUTOMATE
EXTRACCIÓN DE ADJUNTOS / FACTURAS / ORGANIZACIÓN / RENOMBRADO
POWER AUTOMATE
CITAS: CANCELACIÓN / RECORDATORIO / REPROGRAMACIÓN
POWER AUTOMATE O n8n
APROBACIONES INTELIGENTES / COMPRAS / PAGOS / SOLICITUDES INTERNAS
INTELIGENCIA ARTIFICIAL EMPRESARIAL
PLANES CORPORATIVOS
Haz clic en un plan para ver todo el alcance. En la ventana encontrarás el botón Lo Quiero.
1M
BRONCE
POWER APPS (APLICACIÓN EMPRESARIAL)
POWER APPS (APLICACIÓN EMPRESARIAL)
1M
BRONCE
TABLERO POWER BI
TABLERO POWER BI
3M
PLATA
APLICACIONES Y INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
APLICACIONES Y INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
5M
ORO
CONTROL TOTAL EMPRESARIAL / IA
CONTROL TOTAL EMPRESARIAL / IA
10M
DIAMANTE
PLATAFORMA CORPORATIVA GLOBAL CON IA
PLATAFORMA CORPORATIVA GLOBAL CON IA
SOPORTE Y EVOLUCIÓN CONTINUA
Tranquilidad operativa + evolución continua. Selecciona el nivel y mira el alcance completo.
Soporte
BRONCE
EstabilidadBase
Soporte
PLATA
MejorasUX
Soporte
ORO
PrioridadContinuidad
* Observación: las horas de soporte son acumulables por hasta 3 meses; al cierre de cada trimestre se reinician a cero.
NUESTRA PROMESA
SEGURIDAD, RAPIDEZ E INNOVACIÓN
Primero demostramos valor: entregamos una prueba funcional con métricas claras. Sin promesas vacías ni letra pequeña.
⚡ Valor real en 3 días Plantilla Funcional
🎁
PRIMERA AUTOMATIZACIÓN GRATIS
Prueba real antes de decidir
- Eliges un proceso clave.
- Te entregamos plantilla/flujo operativo.
- Lo ves funcionando con tus datos.
🚀
VENTAJA COMPETITIVA
Velocidad que se siente
- Meses con código abierto vs. días con Power Platform.
- Horas manuales → minutos automáticos.
- Entregas por fases (valor desde la semana 1).
🛡️
SEGURIDAD & CONTROL
Todo vive en tu Tenant
- Trabajamos dentro de tu entorno Microsoft.
- Usando tus licencias y tus permisos.
- Tu información no sale de tu control.
🔑
ACTIVO TECNOLÓGICO
Propiedad intelectual 100% tuya
- Flujos, apps y código: tuyos para siempre.
- Sin dependencias raras ni cláusulas.
- Te queda un sistema, no un “servicio”.
🛡️ SOPORTE BRONCE
$125.000 COP / mes · 8 horas · L–V 8:00 a.m. – 6:00 p.m.
- Estabilidad de lo implementado (Apps / BI / Automate / SharePoint).
- Soporte por incidencias: accesos, permisos, flujos, conexiones, visualización.
- Ajustes menores operativos (sin cambio de alcance).
- Seguridad Microsoft (base) + cuidado del Tenant (base).
🥈 SOPORTE PLATA
$200.000 COP / mes · 16 horas · L–V 8:00 a.m. – 6:00 p.m.
- Todo lo del soporte Bronce.
- Mejoras mensuales UX: bandejas, filtros, búsquedas, validaciones.
- Ajustes visuales: tipografía, colores, textos, botones y orden.
- Optimización BI/Automate existente (mensajes, reglas, condiciones).
- Capacitación continua + seguridad/Tenant intermedio.
🥇 SOPORTE ORO
$300.000 COP / mes · Ilimitado (horario) · L–V 8:00 a.m. – 6:00 p.m.
- Todo lo del soporte Plata.
- Mejoras y cambios de diseño continuos (alineado a identidad del cliente).
- Acompañamiento operativo completo (como equipo interno).
- Tenant avanzado + seguridad reforzada.
- Prioridad máxima en incidencias críticas (continuidad del negocio).
🥉 1M · BRONCE — Power Apps
⏱ Entrega estimada: 7–12 días hábiles
💰 $1.000.000 COP · US$267
Pago: COP / Pago único · Financiación: 50/50 o cuotas mensuales (según acuerdo)
📱 1 Aplicación Power Apps — 1 módulo (2–3 pantallas)
Aplicación para 1 proceso a elección: cartera, radicación, compras, ventas, inventarios (entradas/salidas),
despachos, RR. HH., facturación ligera u otro proceso administrativo/operativo. ✅
Incluye un módulo funcional completo: ✅
Pantalla 1: Bandeja / Listado de trabajo
Búsqueda, filtros, ordenamiento y vistas por estado, fecha, responsable, cliente, sede, etc. ✅
Pantalla 2: Crear / Editar registro
Formulario con validaciones y reglas: campos obligatorios, formatos, adjuntos, observaciones y reglas por
estado (p. ej., al pasar a “Aprobado” exige soporte). ✅
Pantalla 3: Detalle (opcional)
Trazabilidad: historial de cambios, comentarios, evidencias, responsables y fechas. ✅
Incluye estados del proceso (ej.: Creado → En revisión → Aprobado → En ejecución → Cerrado) y control por
perfiles. ✅
👥 Roles y permisos (alcance): hasta 3 roles
Operativo / Coordinación / Consulta ✅
🗂️ SharePoint — base de datos + documentos
Configuración de SharePoint como base del proceso (datos y soportes): ✅
Listas: 1 a 3 listas (según el proceso) para registros y catálogos básicos ✅
Biblioteca documental: 1 biblioteca para soportes (PDF, imágenes, evidencias, facturas) ✅
Permisos por rol: ver, cargar, editar o solo consultar ✅
Versionado y organización: control de versiones y estructura ordenada ✅
📊 1 Informe automatizado (Power Query)
Informe con actualización automática para seguimiento, por ejemplo: ✅
registros por estado ✅
tiempos de respuesta ✅
productividad por responsable/área ✅
comparativos por periodo (semanal/mensual) ✅
🤖 1 Flujo básico (Power Automate)
Aprobaciones multietapa (con reglas, montos y responsables) ✅
Radicación y enrutamiento automático (captura → asignación → trazabilidad) ✅
Gestión documental inteligente (clasificar, mover, permisos, versiones) ✅
Automatización de facturas (extracción + validación + aprobación) ✅
Extracción de datos de soportes (recibos/tiquetes y similares) ✅
Nota: Tener en cuenta que depende el flujo que se necesita requiere licencia de Power Automate Premium; los flujos
están cotizados como básicos, si son Premium se validan.
🔐 Seguridad y cumplimiento Microsoft
Seguridad base por perfiles: control de acceso, permisos y buenas prácticas. ✅
🔄 Datos al día / actualización en tiempo real
Sincronización entre app, SharePoint y reportes. ✅
🛡️ Respaldo Microsoft y buenas prácticas
Versionado, retención (según configuración), control documental y estandarización sobre Power Platform. ✅
🧭 Onboarding (inicio)
1 sesión de levantamiento (1–2 h) para definir: proceso, estados, roles, pantallas y criterios de éxito ✅
diseño rápido del flujo para aprobación antes de construir ✅
📦 Entregables
App publicada + SharePoint configurado + flujo + informe. ✅
Guía de operación (1 página) + criterios de aceptación. ✅
🎓 Capacitación
1 sesión (2 h) para operación y buenas prácticas del proceso. ✅
🧩 Tenant Microsoft (Configuración + Capacitación de administración)
roles y permisos (Entra ID / Microsoft 365) ✅
administración básica (propietario, publicación, accesos) ✅
publicación y control de la app (buenas prácticas) ✅
recomendaciones de seguridad y operación ✅
🤝 Soporte prioritario: 8 h/mes · SLA: 24–48 h hábiles
Ajustes post-salida: 7 días hábiles (sin ampliar alcance) ✅
Lo Quiero
🥉 1M · BRONCE — Power BI
⏱ Entrega estimada: 7–12 días hábiles
💰 $1.000.000 COP · US$267
Pago: COP / Pago único · Financiación: 50/50 o cuotas mensuales (según acuerdo)
📈 1 Tablero Power BI (Ejecutivo)
Un tablero diseñado para dirección, con indicadores claros y navegación simple.
Alcance del tablero
✅ 1 Tablero en Power BI con 1 o 2 módulos (según complejidad)
Módulo 1 (Ejecutivo): KPIs corporativos, semáforos, tendencia, alertas y resumen gerencial. ✅
Módulo 2 (Operativo / Detalle – opcional): desgloses por fecha, responsable, sede, línea/área, etc. ✅ (solo si
aplica)
📌 Se define 1 módulo o 2 módulos en el onboarding, según:
volumen de datos
número de fuentes
nivel de detalle requerido
reglas de negocio (cálculos, estados, segmentaciones)
🔌 Conexión de datos (según la fuente)
El tablero se conecta a la fuente acordada:
✅ SharePoint (Listas / Archivos / Carpeta como repositorio)
✅ Archivos locales (Excel/CSV) con estructura definida
✅ API (si el cliente lo desea)
✅ Base de datos (SQL u otra, si aplica)
📍 Modo de actualización
Programada (diaria/horaria) o manual según necesidad y licencias disponibles.
En escenarios "casi en tiempo real" se valida factibilidad técnica (gateway/licencias/fuente).
⚙️ Configuración Power BI (publicación + permisos)
Incluye configuración base para que el tablero quede usable "en operación":
✅ Roles y accesos por perfil (administración / edición / consumo)
✅ Publicación y compartición del reporte
✅ Configuración de dataset y actualización (si aplica)
✅ Buenas prácticas: nombres, medidas, estructura, y control básico
🏢 Publicación: opciones
✅ En nuestro tenant (entrega por acceso/compartición según acuerdo)
✅ En tenant del cliente (recomendado para operación y control del cliente)
La opción final depende de: licencias, política interna del cliente, y quién administrará el BI.
🧭 Onboarding (alineación)
✅ 1 sesión (1–2 h) para definir:
KPIs (qué se mide y cómo)
estructura de datos mínima
criterios de aceptación
alcance real del módulo 2 (si aplica)
📦 Entregables
✅ Tablero Power BI listo y publicado
✅ Dataset/modelo configurado (medidas, relaciones, lógica base)
✅ Diccionario básico de KPIs (definición + fórmula + fuente)
✅ Criterios de aceptación y checklist de salida
🎓 Capacitación
✅ 1 sesión (2 h) para usuarios:
lectura del tablero
filtros y navegación
interpretación de KPIs
uso en comités / seguimiento
🧩 Administración BI (tenant / gobierno básico)
✅ Permisos y roles (quién ve, quién edita, quién administra)
✅ Publicación y administración (responsables, buenas prácticas)
✅ Seguridad base para operación estable
🤝 Soporte prioritario
✅ 8 h/mes · SLA: 24–48 h hábiles
✅ Ajustes post-salida: 7 días hábiles
Lo Quiero
🥈 3M · PLATA
⏱ Entrega estimada: 4–6 semanas
💰 $3.000.000 COP · US$800
Pago: COP / Pago único · Financiación: 50/50 o cuotas mensuales (según acuerdo)
📱 1 Aplicación Power Apps — 1 módulo robusto (2–3 pantallas)
Aplicación para 1 proceso a elección, con reglas completas y seguimiento. ✅
Incluye:
Bandeja/listado para control diario (filtros y vistas por estado/prioridad) ✅
Crear/editar con validaciones y reglas por estado ✅
Detalle opcional con trazabilidad e historial ✅
estados del proceso y buenas prácticas para operación ✅
👥 Roles y permisos (alcance): hasta 4 roles
(Operativo / Coordinación / Liderazgo / Auditor-Consulta) ✅
🗂️ SharePoint — datos y documentos
Listas: 3 a 5 listas (según proceso) para registros, catálogos y control por etapas ✅
Bibliotecas: 2 bibliotecas (soportes + evidencias/archivos del proceso) ✅
permisos por rol, versionado y estructura organizada para control y auditoría ✅
📈 1 Tablero Power BI con 2 a 3 módulos (según complejidad)
Módulo 1 (Ejecutivo): KPIs y lectura gerencial del proceso. ✅
Módulo 2 (Operativo): pendientes, tiempos, estados y productividad. ✅
Módulo 3 (Opcional según enfoque): financiero/comercial o detalle por área (desgloses por sede, responsable, fecha y
línea de negocio). ✅
📌 La cantidad final de módulos (2 o 3) se define en onboarding según volumen de datos, fuentes y reglas de negocio.
Tablero Ejecutivo (KPIs) ✅
Estados Financieros (Balance y Resultados) ✅
Flujo de Caja ✅
Presupuesto vs. Real ✅
Cuentas por Cobrar (Cartera) ✅
Cuentas por Pagar ✅
Facturación ✅
Ventas ✅
Rentabilidad (Producto / Cliente / Canal) ✅
Compras ✅
Inventarios ✅
Despachos y Logística ✅
Operación / Producción ✅
Radicación (Documentos / Casos / Solicitudes) ✅
Citas y Agenda ✅
Atención al Cliente (PQRS / Casos / SLA) ✅
Proyectos (Avance y Costos) ✅
Talento Humano (RR. HH.) ✅
📊 2 Informes automatizados (Power Query)
Automatización de 2 reportes clave (según proceso), por ejemplo: ✅
cartera y vencimientos ✅
facturación por cliente ✅
tiempos de radicación ✅
movimientos de inventario ✅
compras por proveedor ✅
Actualización automática para control sin reproceso. ✅
🤖 2 Flujos (Power Automate): 1 básico + 1 avanzado cotizable
Aprobaciones multietapa (con reglas, montos y responsables) ✅
Radicación y enrutamiento automático (captura → asignación → trazabilidad) ✅
Gestión documental inteligente (clasificar, mover, permisos, versiones) ✅
Automatización de facturas (extracción + validación + aprobación) ✅
Extracción de datos de soportes (recibos/tiquetes y similares) ✅
Integraciones entre sistemas (sincronización y “puentes” de datos) ✅
Alertas y monitoreo operacional (eventos, umbrales, excepciones) ✅
Atención al cliente / casos con SLA (creación, escalamiento, seguimiento) ✅
Voz conversacional tipo IVR (menús, captura de datos, enrutamiento) ✅
Bots conversacionales conectados a procesos (chat + acciones/consultas) con Microsoft Copilot Studio ✅
RPA con Power Automate Desktop (sistemas legados sin API) ✅
Gobernanza, auditoría y control (DLP, inventario, adopción, evidencias) ✅
Nota: Tener en cuenta que depende el flujo que se necesita requiere licencia de Power Automate Premium; los flujos
están cotizados como básicos, si son Premium se validan.
🔐 Seguridad y cumplimiento Microsoft
Roles, permisos y auditoría básica del proceso. ✅
🔄 Datos al día / actualización en tiempo real
Sincronización entre app, SharePoint y reportes. ✅
🛡️ Respaldo Microsoft y buenas prácticas
Estandarización, control documental y continuidad operativa. ✅
🧭 Onboarding (plan por hitos)
MVP → pruebas → salida. Se define un quick win (resultado visible rápido). ✅
📦 Entregables
Módulo publicado + SharePoint configurado + tablero + 2 informes + 2 flujos + diccionario de KPIs + criterios
de aceptación + guía operativa. ✅
🎓 Capacitación
2 sesiones (usuarios + administradores/operación) para adopción y control. ✅
🧩 Tenant Microsoft (Configuración + Capacitación de administración)
roles, permisos y grupos (Entra ID) ✅
publicación y control de accesos ✅
buenas prácticas de seguridad y operación ✅
administración de cambios sin perder control ✅
🤝 Soporte prioritario: 20 h/mes · SLA: 12–24 h hábiles
Ajustes post-salida: 10 días hábiles ✅
Lo Quiero
🥇 5M · ORO (Más Popular)
⏱ Entrega estimada: 6–8 semanas
💰 $5.000.000 COP · US$1.333
Pago: COP / Pago único · Financiación: 50/50 o cuotas mensuales (según acuerdo)
📱 1 Aplicación Power Apps — 2 módulos (2–3 pantallas por módulo)
Proceso crítico a elección dividido en 2 módulos (ejemplos): ✅
Cartera: cuentas por cobrar + gestión de recaudo ✅
Radicación: recepción + gestión por etapas ✅
Inventario: entradas + salidas/movimientos ✅
Compras: solicitud + aprobación/orden ✅
Ventas: pedidos + entregas/estado ✅
Despachos: alistamiento + entrega/confirmación ✅
Cada módulo incluye: ✅
bandeja para pendientes y operación diaria ✅
formularios con reglas (validaciones, campos obligatorios, adjuntos) ✅
trazabilidad (historial: quién hizo qué y cuándo) ✅
estados por etapa para control del proceso ✅
👥 Roles y permisos (alcance): hasta 6 roles
(Operativo / Coordinación / Liderazgo / Auditor-Consulta / Administración / Apoyo) ✅
🗂️ SharePoint — arquitectura por módulos
Listas: 5 a 6 listas (según el proceso) para registros, control por etapas y catálogos ✅
Bibliotecas: 3 bibliotecas (soportes, evidencias, documentación del proceso) ✅
permisos por rol, versionado, estructura por áreas/etapas y control documental listo para auditoría ✅
📈 Power BI (alcance BI para este plan)
Opción A: 2 tableros, cada uno con 2 módulos (total: 4 módulos). ✅
Opción B: 1 tablero unificado con 4 módulos. ✅
Módulos sugeridos: Ejecutivo, Operativo, Financiero/Comercial y Detalle por áreas. ✅
Ejecutivo: KPIs, tendencias, prioridades, riesgos y oportunidades ✅
Tablero Ejecutivo (KPIs) ✅
Estados Financieros (Balance y Resultados) ✅
Flujo de Caja ✅
Presupuesto vs. Real ✅
Cuentas por Cobrar (Cartera) ✅
Cuentas por Pagar ✅
Facturación ✅
Ventas ✅
Rentabilidad (Producto / Cliente / Canal) ✅
Compras ✅
Inventarios ✅
Despachos y Logística ✅
Operación / Producción ✅
Radicación (Documentos / Casos / Solicitudes) ✅
Citas y Agenda ✅
Atención al Cliente (PQRS / Casos / SLA) ✅
Proyectos (Avance y Costos) ✅
Talento Humano (RR. HH.) ✅
Operativo: pendientes, tiempos, productividad, estados y control diario ✅
📊 3 Informes automatizados (Power Query)
cortes semanales/mensuales ✅
comparativos por cliente/sede/centro de costo ✅
análisis por estados y productividad ✅
detalle operativo con actualización automática ✅
🤖 3 Flujos avanzados (Power Automate)
Aprobaciones multietapa (con reglas, montos y responsables) ✅
Radicación y enrutamiento automático (captura → asignación → trazabilidad) ✅
Gestión documental inteligente (clasificar, mover, permisos, versiones) ✅
Automatización de facturas (extracción + validación + aprobación) ✅
Extracción de datos de soportes (recibos/tiquetes y similares) ✅
Integraciones entre sistemas (sincronización y “puentes” de datos) ✅
Alertas y monitoreo operacional (eventos, umbrales, excepciones) ✅
Atención al cliente / casos con SLA (creación, escalamiento, seguimiento) ✅
Voz conversacional tipo IVR (menús, captura de datos, enrutamiento) ✅
Bots conversacionales conectados a procesos (chat + acciones/consultas) con Microsoft Copilot Studio ✅
RPA con Power Automate Desktop (sistemas legados sin API) ✅
Gobernanza, auditoría y control (DLP, inventario, adopción, evidencias) ✅
Nota: Tener en cuenta que depende el flujo que se necesita requiere licencia de Power Automate Premium; los flujos
están cotizados como básicos, si son Premium se validan.
🧠 IA Local 100% segura — 1 informe ejecutivo (o RPA local)
El cliente debe escoger UNA opción: IA Local o RPA de escritorio. ✅
🧠 OPCIÓN A — IA Local 100% segura
La IA opera de forma local y segura dentro del entorno del cliente. ✅
Entrega un informe con: ✅
resumen del periodo ✅
hallazgos y patrones ✅
alertas de riesgos y prioridades ✅
recomendaciones accionables ✅
Puede enfocarse en predicción/análisis de: cartera, facturación, ventas, compras, inventario, demanda, cosecha
u otros indicadores. ✅
🖥️ OPCIÓN B — RPA local de escritorio con Python (1 robot, alto impacto)
Ejemplos:
extraer facturas de correos y descargar adjuntos ✅
renombrar según reglas (cliente-fecha-número) ✅
reubicar en carpetas del servidor o repositorios definidos ✅
convertir PDF a Excel para análisis ✅
consolidar múltiples archivos (Excel/PDF) en uno solo ✅
generar reportes y evidencia con logs (procesado, fallas, reintentos) ✅
Nota: Tener en cuenta que el computador o servidor donde se instale debe tener como mínimo 32 GB de RAM; debes
escoger entre las dos opciones (un robot de escritorio básico o una IA). Si es de los robots de facturación y
contabilidad se cotizan aparte.
🔐 Seguridad y cumplimiento Microsoft
Roles, trazabilidad y control por perfiles. ✅
🔄 Datos al día / actualización en tiempo real
Operación y tableros con información actualizada. ✅
🛡️ Respaldo Microsoft y buenas prácticas
Continuidad operativa, control documental y estructura lista para escalar. ✅
🧭 Onboarding (plan por hitos + quick win)
Implementación por etapas: MVP → pruebas → salida, con quick win visible. ✅
📦 Entregables
2 módulos + SharePoint + 2 tableros (o 1 tablero unificado con 4 módulos) + 4 informes + 4 flujos + informe IA +
robot RPA + diccionario de KPIs +
guía operativa + criterios de aceptación. ✅
🎓 Capacitación
3 sesiones (usuarios, administradores, dirección) para adopción y control. ✅
🧩 Tenant Microsoft (Configuración + Capacitación completa)
roles, permisos y grupos (Entra ID / Microsoft 365) ✅
publicación y administración de aplicaciones ✅
seguridad y buenas prácticas del entorno Power Platform ✅
operación segura (accesos, control de cambios y continuidad) ✅
🤝 Soporte prioritario: 30 h/mes · SLA: 4–8 h hábiles
Ajustes post-salida: 15 días hábiles ✅
Lo Quiero
💎 10M · DIAMANTE (Escala Corporativa)
⏱ Entrega estimada: 10–14 semanas
💰 $10.000.000 COP · US$2.667
Pago: COP / Pago único · Financiación: 50/50 o cuotas mensuales (según acuerdo)
📱 1 Aplicación Power Apps — 2 módulos (2–3 pantallas por módulo)
Proceso crítico a elección dividido en 2 módulos (ejemplos): ✅
Cartera: cuentas por cobrar + gestión de recaudo ✅
Radicación: recepción + gestión por etapas ✅
Inventario: entradas + salidas/movimientos ✅
Compras: solicitud + aprobación/orden ✅
Ventas: pedidos + entregas/estado ✅
Despachos: alistamiento + entrega/confirmación ✅
Cada módulo incluye: ✅
bandeja para pendientes y operación diaria ✅
formularios con reglas (validaciones, campos obligatorios, adjuntos) ✅
trazabilidad (historial: quién hizo qué y cuándo) ✅
estados por etapa para control del proceso ✅
👥 Roles y permisos (alcance): hasta 6 roles
(Operativo / Coordinación / Liderazgo / Auditor-Consulta / Administración / Apoyo) ✅
🗂️ SharePoint — arquitectura por módulos
Listas: 5 a 6 listas (según el proceso) para registros, control por etapas y catálogos ✅
Bibliotecas: 3 bibliotecas (soportes, evidencias, documentación del proceso) ✅
permisos por rol, versionado, estructura por áreas/etapas y control documental listo para auditoría ✅
📈 Power BI (alcance BI para este plan)
Opción A: 2 tableros con 2 módulos cada uno (total: 4 módulos). ✅
Opción B: 1 tablero unificado con 4 módulos. ✅
Módulos sugeridos: Ejecutivo, Operativo, Financiero/Comercial y Control de gestión. ✅
Ejecutivo: KPIs, tendencias, prioridades, riesgos y oportunidades ✅
Tablero Ejecutivo (KPIs) ✅
Estados Financieros (Balance y Resultados) ✅
Flujo de Caja ✅
Presupuesto vs. Real ✅
Cuentas por Cobrar (Cartera) ✅
Cuentas por Pagar ✅
Facturación ✅
Ventas ✅
Rentabilidad (Producto / Cliente / Canal) ✅
Compras ✅
Inventarios ✅
Despachos y Logística ✅
Operación / Producción ✅
Radicación (Documentos / Casos / Solicitudes) ✅
Citas y Agenda ✅
Atención al Cliente (PQRS / Casos / SLA) ✅
Proyectos (Avance y Costos) ✅
Talento Humano (RR. HH.) ✅
Operativo: pendientes, tiempos, productividad, estados y control diario ✅
📊 4 Informes automatizados (Power Query)
cortes semanales/mensuales ✅
comparativos por cliente/sede/centro de costo ✅
análisis por estados y productividad ✅
detalle operativo con actualización automática ✅
🤖 4 Flujos avanzados (Power Automate)
Aprobaciones multietapa (con reglas, montos y responsables) ✅
Radicación y enrutamiento automático (captura → asignación → trazabilidad) ✅
Gestión documental inteligente (clasificar, mover, permisos, versiones) ✅
Automatización de facturas (extracción + validación + aprobación) ✅
Extracción de datos de soportes (recibos/tiquetes y similares) ✅
Integraciones entre sistemas (sincronización y “puentes” de datos) ✅
Alertas y monitoreo operacional (eventos, umbrales, excepciones) ✅
Atención al cliente / casos con SLA (creación, escalamiento, seguimiento) ✅
Voz conversacional tipo IVR (menús, captura de datos, enrutamiento) ✅
Bots conversacionales conectados a procesos (chat + acciones/consultas) con Microsoft Copilot Studio ✅
RPA con Power Automate Desktop (sistemas legados sin API) ✅
Gobernanza, auditoría y control (DLP, inventario, adopción, evidencias) ✅
Nota: Tener en cuenta que depende el flujo que se necesita requiere licencia de Power Automate Premium; los flujos
están cotizados como básicos, si son Premium se validan.
🧠 IA Local 100% segura — 1 informe ejecutivo + 🤖 1 robot incluido
Incluye IA Local y 1 robot de escritorio incluido ✅
Implementación local y segura dentro del entorno del cliente: ✅
los datos no se exponen fuera de la organización. ✅
Entrega un informe con: ✅
resumen del periodo ✅
hallazgos y patrones ✅
alertas de riesgos y prioridades ✅
recomendaciones accionables ✅
Puede enfocarse en predicción/análisis de: cartera, facturación, ventas, compras, inventario, demanda, cosecha
u otros indicadores. ✅
Ejemplos: ✅
🖥️ Robots de escritorio (Python IA LOCAL SYNTEX O EN LA NUBE) ✅
1) 📩 Robot de Facturas por Correo (Clasifica → Renombra → Archiva PDF/XML) ✅
Se conecta a uno o varios buzones (por proveedor, sede o unidad de negocio). ✅
Detecta y clasifica correos por reglas (dominio, NIT, asunto, palabras clave, adjuntos, etc.). ✅
Descarga adjuntos (PDF, XML, soportes) y puede extraer metadatos (número, fecha, valor, proveedor). ✅
Renombra con estándar configurable (Proveedor-Fecha-Número-Valor / NIT / CentroCosto). ✅
Organiza y archiva en ruta de servidor/repo definido (por proveedor/mes/centro de costo). ✅
Guarda PDF + XML (si existe), conserva trazabilidad del correo origen y evita duplicados. ✅
Genera evidencia y auditoría: log por lote, conteo, fallas, reintentos, “procesado vs pendiente”. (Este tipo de
automatización de correo + manejo de adjuntos es de lo más común en RPA). ✅
2) 🧾 Robot de Consolidación y Transformación Documental (PDF/Excel → 1 solo archivo) ✅
Toma múltiples archivos (PDF/Excel) desde carpetas, correos o repositorios. ✅
Convierte PDF a Excel para análisis o estructuración (cuando el PDF lo permite) y estandariza columnas. ✅
Consolida muchos archivos en un único maestro (por periodo, proveedor, sede, etc.). ✅
Aplica validaciones automáticas (campos obligatorios, totales, duplicados, formatos, consistencia). ✅
Entrega salida lista para: análisis, cargue a ERP, o control interno + reporte de novedades. ✅
Incluye bitácora completa (qué leyó, qué transformó, qué rechazó y por qué). ✅
3) 🤖 Robot de Contabilidad y Facturación (Token DIAN → Contabilización → Excel/Plano/SIIGO) ✅
Se autentica con token de la DIAN y extrae documentos (facturas/soportes) según rango/estado. ✅
Agrupa y normaliza la data (tercero, concepto, impuestos, totales, fechas). ✅
Permite asignación de cuenta contable por: ✅
selección manual asistida, ✅
reglas (proveedor/concepto/centro de costo), ✅
y sugerencias (si ustedes lo conectan a su motor local). ✅
Exporta Excel o archivo plano con el formato exacto requerido para cargue (según plantilla de importación). ✅
Deja trazabilidad por documento (origen DIAN, estado, fecha de extracción, hash/ID, etc.). ✅
🔥 Robots de escritorio ✅
Estos son “clásicos” porque atacan volumen + repetición + riesgo de error: data entry, reportes y conciliaciones. ✅
Conciliación bancaria automática (descarga extractos → cruza → marca diferencias → reporte) ✅
Cargue masivo de información a ERP (pedidos, terceros, productos, precios, movimientos) — cuando no hay API o el
usuario carga manual. ✅
Extracción de reportes desde portales web (bancos/operadores/proveedores) → descarga → consolidación → envío
programado. ✅
Robot de cuentas por pagar (factura → validación básica → radica → prepara para aprobación/contabilización). ✅
Robot de cuentas por cobrar (descarga pagos/soportes → aplica recibos → alerta cartera vencida → reporte). ✅
Archivado y cumplimiento (nombrado estándar + retención + evidencia + rutas por auditoría). ✅
Gestión de tickets/casos desde correo (lee bandeja → clasifica → crea caso → asigna → notifica). ✅
Actualización de inventario y pedidos (toma ventas/OT/pedidos → actualiza sistema → confirma por correo).
Robot de nómina/gestión de novedades (consolidar novedades → validar → cargar → generar soportes/reporte).
Nota: Tener en cuenta que el computador o servidor donde se instale debe tener como mínimo 32 GB de RAM.
Funciona con IA Local SYNTEX por seguridad de los datos; corre en su propio entorno en un computador. Para más
computadores se cotiza la instalación.
🔐 Seguridad y cumplimiento Microsoft
Roles, trazabilidad y control por perfiles. ✅
🔄 Datos al día / actualización en tiempo real
Operación y tableros con información actualizada. ✅
🛡️ Respaldo Microsoft y buenas prácticas
Continuidad operativa, control documental y estructura lista para escalar. ✅
🧭 Onboarding (plan por hitos + quick win)
Implementación por etapas: MVP → pruebas → salida, con quick win visible. ✅
📦 Entregables
2 módulos + SharePoint + 2 tableros (o 1 tablero unificado con 4 módulos) + 4 informes + 4 flujos + informe IA +
robot RPA + diccionario de KPIs +
guía operativa + criterios de aceptación. ✅
🎓 Capacitación
3 sesiones (usuarios, administradores, dirección) para adopción y control. ✅
🧩 Tenant Microsoft (Configuración + Capacitación completa)
roles, permisos y grupos (Entra ID / Microsoft 365) ✅
publicación y administración de aplicaciones ✅
seguridad y buenas prácticas del entorno Power Platform ✅
operación segura (accesos, control de cambios y continuidad) ✅
🤝 Soporte prioritario: 30 h/mes · SLA: 4–8 h hábiles
Ajustes post-salida: 15 días hábiles ✅
Lo Quiero
Políticas Comerciales y de Implementación
- Implementación local/privada en el entorno de Microsoft 365 del cliente, sujeta a condiciones mínimas.
- Precios en COP + IVA; fuera de Colombia se convierten a moneda local según la tasa vigente al facturar.
- Pago único o financiación de 1 a 12 meses.
- Licencias de Microsoft y de terceros no incluidas (se contratan aparte).
- Alcance por proceso; cambios o ampliaciones se cotizan adicionalmente.
- Soporte según plan (SLA); horas extra por separado.
- Propiedad intelectual de HSINTAXIS S.A.S. hasta el pago total; al finalizar el pago, se otorga el derecho de uso según contrato.
- Aplica la Política de Seguridad y Confidencialidad.
Información Corporativa HSINTAXIS S.A.S.
HSINTAXIS S.A.S. (NIT 901968457-5) es una empresa colombiana legalmente constituida. Contamos con más de un año de experiencia comercial y un equipo con más de cinco años desarrollando soluciones con Power Apps, Power Automate, Dataverse, Power BI y Power Query, integrando Python y aplicaciones de escritorio cuando el proyecto lo requiere.
Automatizamos procesos, centralizamos datos, conectamos sistemas y construimos analítica para control y toma de decisiones, con entregables listos para operar.